公司各类合同由一人管理,如何避免混乱,确保需要时快速找到?我来分享我的处理方法。
1、 先制作一个合同管理表格,将其分为多种类型:人事合同,用于记录员工的劳动合同;保密合同,用于登记公司的保密协议;项目合同,用于跟踪公司承接项目的签约情况;外包合同,用于记录与外部单位合作的合同内容等。具体分类可根据各公司实际情况调整。

2、 按合同实际情况,在表格中填写登记内容,如序号、编号、项目与客户名称、合同类型、日期、金额等信息。

3、 每收到一份新合同,就在合同管理统计表中记录相关信息,并为合同编写编号。编号可自行制定,如人事合同可用RS0001、RS0002等依次排序。务必确保每个合同都有唯一编号,避免重复。同时仔细核对,保持编号的准确性。

4、 将合同扫描后存入文件夹,命名格式为合同编号+合同名称,并按合同类型分类存放于不同的文件夹中。

5、 电子文档处理完成后,需整理合同原件,放入档案袋中,并在袋上标明合同编号与名称,按顺序存放于柜子内。若柜子空间不足,可将各类合同分柜存放,同时在柜子上贴标签注明类别,以便查找和管理。

6、 日后查找合同时,可先在合同管理统计表中找到编号,再对应在档案柜里寻找,十分便捷。但使用完毕后,务必按原顺序放回,以免混乱。
