二十年前我初入职场，从事国际贸易。那时与海外客户沟通主要依赖传真，直到2001年才逐步转为电子邮件联络。自2003年起，因电邮成本低且效率高，逐渐替代了传真。然而，在部分非洲国家，由于电信网络不完善、电脑价格昂贵，传真仍是常见沟通手段。下面我将分享一些多年前关于发送传真的心得体会。
1、 准备传真稿件时，最好使用复印纸或稿纸，避免不平整的纸张。由于传真成本高于电子邮件，稿件应尽量简明，控制页数。同时，为确保接收方清晰可读，建议打印或书写工整，以提高传真质量与效率。
2、 拨打接收方传真号码，听到吱啦声的传真信号后，按下传真机的开始（START）键，即可完成发送。若对方电话和传真共用一个号码，拨通后可能先由电话应答。此时，请拿起听筒告知对方：我要发传真，请切换到传真模式。对方便会按下接收键，待听到传真信号后，稿件将通过传真机传送并完成发送过程。
3、 为防止收件方遗漏传真或接收不完整，应在文件上注明收到请回复字样。这样，对方收到后会及时确认是否完整接收。同时，务必在文件中留下发件方的联系方式，尤其是电话和传真号码，便于对方迅速反馈。以前我们公司发送传真时，都会使用印有公司抬头的专用纸张。
4、 2002年时，我们曾短暂使用过一种结合计算机与传真机的传真的方式。具体做法是，在电脑上安装传真软件，连接传真机后，将稿件以后台打印的形式发送出去。几分钟内，软件会提示传真是否成功送达接收方。而接收到的传真也不会直接打印，而是通过软件保存在电脑里，由接收者决定是否阅读、打印或删除内容。这种方式只是过渡阶段的技术手段，仅仅用了两个多月便被电子邮件取代了。如今，即时通讯（IM）软件又逐渐替代了电子邮件，令人感慨科技的日新月异。
