Office超级技巧连载─Excel单元格技巧（二）

    让Excel助Word一臂之力
    很多人只会使用Word，而对Excel很少触及。但很多时候，必须要制作一些格式比较标准的表格，这时，可借助Excel：先启动Excel，做一个工作表，将其保存（如“工资”）。再选中相应单元格内容，按下Ctrl+C键。然后启动Word，选择“编辑”→“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选中“粘贴链接”，然后在“形式”框中选择“带格式文本（RTF）”，单击“确定”按钮，将这个表格文件保存为“工资表格”。以后要对文件作修改时，只要分别打开刚才保存的“工资表格”和“工资”两个文件，在“工资”工作表中做一些必要修改，然后在“工资表格”文件中用右键单击表格内任一地方，在弹出的菜单中选择“更新链接”，这时便可把在“工资”工作表中所做的改动在Word表格中体现出来了。

    快速设置单元格文字
    对单元格字体进行设置，可以大大美化单元格：先选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，然后选择“格式”菜单中的“单元格”，在弹出的对话框中，选择“字体”选项卡，选中所需字体和字号即可。

    自由设置背景
    除了将单元格的文字字体设置得千变万化之外，也可以为单元格的表头部分准备一张漂亮的背景，这样也可以起到很好的美化作用：首先选中需要设置背景色的单元格（如表头），选择“格式”→“单元格”，弹出“单元格格式”窗口。这时单击“图案”选项卡，你就会看到花花绿绿的调色板，如果只想以单色彩为背景，那你只要从“颜色”框下面选择一种颜色，然后“确定”即可。如果你要设置出具有个性带有图案的背景，这时你只要单击窗口下“图案”右边的下拉剪头，即可从弹出的窗口中选择你所需的图案样式和颜色了。

    快速向多个单元格输入内容
    有时需要给一张工作表（或是不同张工作表中）中的多个单元格输入相同的数据，这时可以选定这些单元格（如果不相邻，可以利用Ctrl键连续选择），然后开始输入相应数据，最后注意按下Ctrl+Enter键，这样其他被菜单元格中也同时输入了相同的内容！

    向多张工作表输入相同数据
    如果要向多张工作表中输入相同数据内容，只要先按下Ctrl键不松开，选定需要同时输入数据的工作表，然后在第一张工作表中选定需要输入数据的单元格或单元格区域，接下来输入数据，按一下Ctrl+Enter即会自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据，特别方便。

    提示出错的单元格重新输入
    在输入大量单元格数据的过程时，出错在所难免。如要输入某单位员工的年龄，而现在的单位员工的年龄基本都在18岁到60页之间。有了这样的特性，就可以这样操作了：首先选择年龄这一列单元格，选择“数据”→“有效性”，弹出“数据有效性”窗口，在“设置”选项窗口中，在“允许”栏下面选择“整数”，然后在下面的“数据”栏中输入“最小值”与“最大值”（如：18和60）。再选择“输入信息”标签，在“标题”框中输入“请输入18到60之间的整数”，然后再选择“出错警告”选项卡，在“样式”选项里面选择“警告”，然后在后面的“标题”里面输入警告信息，如“数据不在18到60之间，请重新输入！”。好，一切设置完好后，就可以单击“确定”了。如果你在输入数据时，如果输入的数据不在18到60之间（如输入“1”），这时Excel将自动弹出警告窗口，让你重新输入。

    为单元格添加批注
    对于超过屏幕范围的Excel表格，当向下移动表格时，表头经常会超越的视线，这时就可能不知道某列数据记录的是什么内容了，而只能够重新返回表头再查看。不过，可以使用Excel为设计的批注功能，当给单元格添加了批注，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注说明了：选中要添加批注的单元格，选择“插入”→“批注”，在弹出的批注框中输入你要的批注文本，输入完毕后，单击批注框外部的工作表区域即可。这时添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，当将鼠标停留在这个单元格时，批注将会自动弹出。

    彻底删除单元格内容
    很多人都是先选定该单元格，然后按Del键来删除单元格内容。但这样操作，只能够清除单元格中的内容，而这个单元格的格式和批注仍会被保留。这时，可以选中单元格，再选择“编辑”→“清除”来彻底清除，选中此命令后，屏幕会显示出四个清除选项：“全部”、“格式”、“内容”和“批注”，只要根据自己的需要进行选择性的清除即可。

    快速实现单元格的计算
    在Excel中计算一些数据的平均值，很多人都通过函数来进行的，但这样做效率较低，这里奉上一个高效率的计算平均值、求和、最值的方法：在Excel表格中选中相应的单元格，会在状态栏发现其总和。此时，用鼠标右击它，会弹出一个菜单，菜单中包括了好多计算项目，如最大值、最小值、平均值等，选择后即可得到相应的数值。

    快速实现繁简转换
    由于历史的原因，大陆和香港、澳门特别行政区和台湾省使用的汉字编码不一样，这就涉及到了一个简繁转换的问题。在Word XP中，可以通过“工具”→“语言”→“中文简繁转换”来实现转换。但这个功能在Excel中却没有，不过，可以从http://download.pchome.net/php/download2.php？sid=11265&url=/utility/lan/gbbig5/tcscconv0423.exe&svr=2下载到“ Office XP 简繁转换加载宏 ”软件，程序下载后双击即可安装，除了界面是繁体中文外，其他没有什么特别之处，采取“一路回车”法即可安装成功。
    然后Excel中选中需要转换的单元格，例如 A1:C4。再选择“工具”→“中文简繁转换”，然后选择“转换为简体中文”或“转换为繁体中文”选项即可。
    小提示
    ★如果要转换工作表，则必须在Excel工具栏上配合Ctrl和Shift键选中多张要转换的工作表。然后选中任意一个工作表中的任意一个单元格，再选择“工具”→“中文简繁转换”，然后再选择其下的“转换为简体中文”或“转换为繁体中文”即可。如果工作表的名称是中文，那它的名称也同时会被转换。同时，工作表内含的文字方块等对象也会被一并转换。
    ★如果要转换整个工作簿，则只要先选中第一个工作表，然后按下Shift键不松开，按下最后一个工作表来选中所有工作表，再选择“工具”→“中文简繁转换”即可。