Excel录入技巧（二）

    数据同步滚动
    如何你需要同时观察距离较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线，只须用鼠标双击它就可以了。
   
    小数点或零输入技巧
    要想让Excel自动填充固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击“工具”菜单中的“选项”，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入（或选择）小数点右面的位数（如“2”）。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数（如“-3”）。
    若采用前一种设置，则输入268后显示2.68。若采用后一种设置，则输入268后显示268000。
   
    在单元格区域内换行
    将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长，欲将其显示在A列至C列之内，步骤为：选定区域A10:C12（先选A10），选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，A10内容就会分布在A10:C12区域中。此法特别适合用于表格内的注释。
   
    多次输入的特殊符号
    有时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号（如◆），非常麻烦，对录入速度有较大的影响，可以采用一次性替换的方法来解决：首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替（如*），请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“◆”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。
   
    自动调整小数点
    如果用户有一大批小于1的数字要录入到工作表中，那么请在开始录入前进行如下设置，录入速度会因此而提高数倍：选择“工具”→“选项”，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”编辑框中微调需要显示在小数点后面的位数，用户可以根据自己的需要进行输入，单击“确定”按钮即可。
   
    直接打开文本文件
    选择“文件”→“打开”，再单击“文件类型”下拉列表中，选择“文本文件”，这样就可以从打开得文本文件中获得所需数据了。
   
    导入文本文件内容
    使用打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入Excel后，就无法于该文本文件同步了。这时，可以使用“导入文本文件”来操作：选择“数据”→“获取外部数据”→“导入文本文件”，同样可以获得文本文件中的数据，在导入数据的同时Excel会将其作为外部数据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新数据或者定期对数据进行刷新。
   
    将数字格式化为文本类型
    在Excel中，通过选择含有数值的单元格，并且在“格式”菜单中选择“单元格”项，在数字标签中选定文本格式，并单击“确定”按钮。利用此技巧，还可以将数值格式化为邮政编码、电话号码、社会保险号等等，只需要在数字标签下选择框中选特殊项，并且确定适当的类型。
   
    快速输入含小数点的数字
    当需要输入大量带有小数点的数字时，例如0.0987，通常是分别输入“0”、“.”、“0”、“9”、“8”、“7”共5个数字，不仅容易出错，而且效率也很低。
    其实，可以利用Excel中的自动设置小数点的功能，从而达到提高输入速度的目的。3所示，打开“工具→选项→编辑”标签页，首先勾选“自动设置小数点”复选框，再在“位数”编辑框中设置小数点右边的位数就行了。这样，带小数点的数字时，就只需要直接输入数字，而可以省略小数点的输入，它会在回车键后自动定位！