发挥模范力量　全面用好Word模板功能

发挥模范力量　全面用好Word模板功能(1)

　　我们一般的计算机用户都必须与字处理软件打交道，目前PC机上最为流行的字处理软件莫过于Word了。但是如果您只用它来打打文章，进行一般的排版工作的话，那就有些大材小用了，其实，在它的内部已经内置了许多中文用户使用的模板，利用它们可以大大简化我们的工作，所以，请大家千万不要忘记了这个强大的功能。
　　

　　1.模板的安装
　　Word 2000模板与WPS 2000的模板不同，在WPS 2000中模板只有一种，而且它们被统一放置在WPS2000安装文件夹的Templates文件夹下。而Word 2000的模板分为两类，一类是系统的向导和模板，第二类为用户自定义模板。
　　（1）系统的向导和模板
　　如果您的Word 2000上没有安装模板，那么您可以通过两种方法来安装：（1）将Office 2000光盘1号盘中的PFILESMSOFFICETEMPLATE2052文件夹下的所有文件拷贝到Word 2000安装文件夹下的TEMPLATE文件夹下（如C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夹下）；（2）将Office 2000光盘插入计算机的光驱中，再重新运行Office 2000安装程序，选择“添加或删除内容”项（如图1），单击展开“Microsoft Word for Windows”“向导和模板”项目，单击相应的向导和模板项，选择为“从本机运行”，最后单击“开始更新”即可。（如图2）由于Word 2000是微软的产品，所以笔者强烈建议您使用第二种方法。

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    （2）用户自定义模板
　　用户自定义模板被放置在C:PWIN98Application DataMicrosoftTemplates文件夹下（如果您的Windows不安装在C:PWIN98下，请自行修改路径），默认安装时只有一个normal.dot文件（如图3），此文件就是Word 2000的默认模板文件。要安装自定义模板，只要在Word 2000中单击“文件”“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，并把它们放置在C:PWIN98Application DataMicrosoftTemplates文件夹下即了。当然了，如果您有现成的模板文件，也可以直接拷贝到此文件夹下完成安装。

　　2.使用已有的模板
　　如果要使用Word 2000的模板，请选择“文件”“新建”菜单命令，（而不要直接点下工具栏上的“新建”按钮，因为直接点下工具栏上的“新建”按钮将会启用Word 2000默认的模板）此时系统会弹出如图所示的窗口，在这个窗口中，Word 2000已经将所有的模板分门别类地放置好了，如图4所示，分别有常用、      Web 页、 报告、 备忘录、 出版物、 其他文档、 信函和传真 、 英文向导模板等几种类型的向导或模板，而且您可以单击相应的标签展开它们，在其下会有相应的模板文件名及模板的描述信息，并可以预览，的确是方便极了！不过，在Word 2000中有两种“模板”，一种是向导、另一种模板，相信有了这些向导和模板之后就再也不需要记忆一些复杂的应用文的格式了，只需要选择相应的模板文件，再进行修改就变成自己的作品了。

　　3.创建自己的模板文件
　　如果自己认为哪一篇文章的格式比较好，想存为一个模板文件供下次再使用时，可以通过“文件”“保存”菜单命令，并在打开保存文件对话框中选择保存类型为“文档模板”，此时Word 会自动将它存放在C:PWIN98Application DataMicrosoftTemplates文件夹下（如图5），保存在此文件夹下的模板文件会出现在常用模板夹下。

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    4.模板的拷贝和删除
　　一般我们对系统向导和模板不执行拷贝、删除、移动等操作。如果您实在想操作，或您什么时候觉得自己的模板文件太多了，可以通过Windows的资源管理器进入Word 2000安装文件夹下的TEMPLATE文件夹（如C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夹下），将相应的模板文件删除掉即可，要注意在Word 2000中有两种“模板”，一种是向导、另一种模板，向导文件以WIZ为扩展名，而模板文件以DOT为扩展名。
　　对于用户自定义的模板来说，操作起来非常简单，与一般文件的管理完全相同。如您想将自己的模板作品拷贝给他人使用，只需要将相应的模板文件拷贝到对方的C:PWIN98Application DataMicrosoftTemplates文件夹下即可（要注意对方Windows的安装文件夹位置），由此可以完成“安装升级”工作。如果不想要了，也可以删除它们，非常方便。

　　5.模板文件的几种特殊用法
　　上面只是讲了模板文件的几种最最简单的使用和管理方法，其实如果我们能够灵活地动用Word 2000的模板文件，则会给我们的工作带来一些意想不到的方便，下面就举出两例，以抛砖引玉：
　　5.1设置Word 2000默认的页面大小和自动缩进
　　用Word 2000建立的文件的默认页面是A4大小 ，即宽210毫米、高297毫米，但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置。同时，Word 2000中默认生成的文档文件是不自动缩进的，使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word 2000的模板功能可以设置Word 2000默认的页面大小和自动缩进。
　　（1）进入C:PWIN98Application DataMicrosoftTemplates文件夹下（如果您的Windows不安装在C:PWIN98下，请自行修改路径），就会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word 2000　的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用Word 2000打开它；
　　（2）单击“文件”“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图6所示，笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为29.7厘米；

　　（3）单击“格式”“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为2字符，即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色！）（如图7）；

　　（4）单击“文件”“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件；
　　（5）再次进入C:PWIN98Application DataMicrosoftTemplates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot（如图8）。选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

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　　（6）上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以刚才您的设置来进行文件处理了。如图9所示，我的Word 2000是不是更个性化了一些？

　　5.2去掉Word 2000稿纸方式上的字样
　　WPS 2000中的稿纸方式是其它任何一种字处理软件（除CCED外）都不具有的，非常适合于打印稿纸文章，但是WPS 2000设置后的稿纸方式，在稿纸的上方会有“第X页  共X页”、下方会有“20×15”、“Word 2000集成办公系统”字样出现，极其影响美观。其实，笔者在使用Word 2000的过程中发现了它也能够生成稿纸文档。
　　默认安装的情况下，Word 2000的稿纸功能没有被安装，我们必须安装Word 2000稿纸功能。
　　单击“文件”“建立新文件”命令（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，用这两种方法启动的是Word 2000的默认模板），打开“新建”文件对话框，点击“其它文档”标签，并双击其中的“稿纸向导”项目（如图10）；

　　系统会自动启动Office 2000的安装程序，并会提示您插入Office 2000光盘（如图11），把Office 2000光盘插入计算机的光驱中，然后只要顺着向导，对稿纸方式进行必要的设置即可。一共有五项内容需要设置，您可以根据自己的喜爱进行适当的设置。当第一次使用后，下次使用时就不必插入Office 2000的光盘了，因为经过该操作，Office 2000安装程序会将稿纸模板拷贝到Word 2000中，使用起来就更加方便了。

　　而且，Word 2000的稿纸方式与WPS2000相比，有过之而无不及。在WPS 2000只能够选择几种固定的稿纸模式，而Word 2000中可以自由地设置稿纸大小及方向、选择稿纸网络线种类等信息，而且它们之间可以进行自由地组合，处理起来更加灵活。如图12所示，这是笔者制作的稿纸文件的一部分。图中的“如东县掘港小学”就是笔者自己键入的。