个人年度工作总结的范文 审阅与修订(2)

    将光标放在需要插入声音批注的位置，或者将光标放入新建的批注框内（推荐）。然后单击图2“插入新批注”旁的下拉按钮，打开如图6所示菜单，单击其中的“声音批注”命令，“录音机”程序（如图7）就会自动运行。

图6

图7

    单击“录音机”中的“录音”按钮，对着电脑话筒说出您的批注。若看到“录音机”窗口中的声音波形，说明声音批注正在插入文档。
    录音完成后单击“录音机”中的“停止”按钮，即可在光标所在位置看到“喇叭”图标，再按常规方法保存文档即可（由于文档嵌入了声音，其体积会有较大增加）。
    （4）播放与编辑声音批注
    鼠标右键单击文档中代表声音批注的“喇叭”图标，选择如图8“录音机文档对象”子菜单下的命令，就可以“播放”、“编辑”或“打开”声音批注了。

图8

    由于年终总结定稿后不再需要声音批注，定稿者可以采用两种方法删除：插入文档的声音批注可以选中图标，然后按Del键删除。插入批注框的声音批注可以打开如图5所示快捷菜单，使用“删除批注”命令删除。

    3.年终总结的修订
    （1）插入修订
    修订是直接写入文档的建议，一般用带有下划线的红色字体显示。在文档中插入修订的方法是：
打开待审阅的文档，按上面介绍的方法打开“审阅”工具栏。将光标放在需要插入修订的位置，单击“审阅”工具栏中（或“工具”菜单下的）的“修订”按钮。
    在当前光标位置输入第一条修订，完成后将光标插入新的修订位置，再次输入第二条修订。全部修订输入完毕以后，单击“修订”命令退出修订状态，按常规方法保存文档。
    小提示
    当文档处于修订状态时，用户不仅可以插入新内容，也可以删除文档中的内容。被删除的内容会放入类似批注框的“删除框”（如图9）内，以便最终审阅者做出接受或拒绝删除的选择。

图9

    （2）编辑修订
    编辑修订就是在定稿时对修订做出接受或拒绝的决定。针对上面介绍的两种修订方式，用户的可以选择以下两种操作：
    对插入修订来说，可以右击文档中的修订文字，根据需要选择菜单（如图10）中的“接受插入”或“拒绝插入”。前者可去掉文字的修订标记（颜色和下划线），使它成为文档的一部分；后者可直接将文字从文档中删除，不会留下任何修订痕迹。而对删除修订来说，只要用鼠标右键单击“删除框”（如图9），根据需要选择菜单（如图11）中的“接受删除”或“拒绝删除”。前者可将文档中的删除框去掉，就像当初直接删除文档内容一样；后者也可以将删除框去掉，但是将其中的内容放回原处，删除位置的文档将恢复到原来的状态。

图10

图11

    4.查看审阅过程
    （1）利用“审阅窗格”
    对于有多人参与审阅的重要年终总结来说，定稿者需要查看所有的批注和修订，以便深入了解每位审阅人的想法。如果定稿者直接观看文档感觉比较杂乱，可以打开“审阅窗格”来查看。具体方法是：单击如图12中的“显示”按钮打开菜单，选择“审阅窗格”命令，即可在当前窗口下面开辟一个“审阅窗格”。用户即可看到文档各个部位（主文档、页眉、页脚等）的批注和修订内容，其中包括插入的内容、删除的内容、审阅人姓名和审阅日期。如果用鼠标右键单击“审阅窗格”中的具体内容，还可以打开如图1-19-10、如图1-19-11所示的快捷菜单，执行接受删除、拒绝删除等操作。
当然，使用“审阅”工具栏中的“前一处修订”和“下一处修订”等按钮，审阅者也可以快速查看页面中的批注和修订。
    （2）在文档页面中查看
如果年终总结定稿需要了解不同阶段的进展，可以使用Word XP的“审阅”工具栏（如图12）中的“显示以审阅”列表，选择其中的命令可以看到各个审阅阶段的情况。选择如图12中的“显示标记的最终状态”，则未删除的批注全部显示，插入修订用带下划线的红色字体显示，删除修订文字则被去掉，用于查看文档审阅后的情况；如果选择“最终状态”，则文档中的批注被全部删除，插入的修订文字会全部生效（与其他部分一样采用正常字体显示），删除的修订文字仍然被去掉，可以查看文档定稿时的效果；选择“显示标记的原始状态”命令，曾经插入的批注会全部显示出来（包括已经删除的），插入的修订文字会全部去掉，被删除的内容则用红色的划线文字显示，可以查看文档审阅的总体情况；选择“原始状态”命令，则会看到文档在插入批注和修订前的状态，由此审阅者可以看到年终总结的初稿。

图1-19-12

    三、举一反三
    审阅还是多人编写文档的一个重要工具。用户只要确定一个文档提纲，不同编写者就可以分别编写不同部分的审阅，最后把各人的文档合并起来，通过选择接受插入”或“拒绝插入”获得最终文档。