个人年度工作总结的范文 审阅与修订

    临近年底老师都会要求学生写年终总结，如何处理大量的年终总结，也是摆在老师面前的问题。其实，我们用Word XP就可以方便实现年终总结的电子化审阅。
    一、要点分析
    1.Word XP文档的审阅方式
    2.编辑审阅结果获得最终文档
    二、操作步骤
    1.审阅流程
　　（1）文档的发送
学生的工作总结，可以通过E-mail、软盘、移动存储盘或局域网等方式拷贝到老师信箱或工作区。
　　（2）审阅方式
　　Word XP提供的审阅方式有两种：一是不修改原稿只对年终总结提出建议，这种审阅方式称为批注。多个审阅人可以在一个文件加入各自的批注，最后由年终总结定稿人一并阅读，综合考虑审阅意见对年终总结进行修改。另一种审阅方式叫做修订，其特点是审阅人可以在文档中插入修改意见。它与常规编辑方法的修改不同，用户不仅可以看出何处做了修改，还能选择接受或拒绝修改，从而大大提高年终总结的审阅效率。下面分别介绍这两种审阅方式的操作。
　　2.年终总结的批注
　　（1）插入文字批注
　　Word XP的文字批注采用了更加醒目的批注框（如图1），它可以显示批注内容、位置等详细信息，比较符合手工批注的阅读习惯。

图1

    首先打开待审阅的文档，选中需要批注的文字（插入批注以后，这部分文字将用括号围起来），或将光标放在待插入批注的位置（插入批注以后，该位置显示一个“I”）。
    选择Word XP“插入→批注”命令，当前页面就会显示一个批注框（如图1），审阅人直接在其中输入自己对总结的批注。当某处的批注输入完成以后，单击文档的任意位置，批注框的指示线变为虚线，边框也会变为较细的红色实线。

    审阅人重复上述三个步骤，就可以将自己的全部批注插入文档，最后按常规方法保存即可。
    （2）查看与编辑文字批注
    当老师在文档中插入批注以后，“审阅”工具栏（如图2）就会自动打开（也可以使用鼠标右键单击Word XP工具栏的空白处，选中快捷菜单中的“审阅”），用户可以使用其中的按钮对批注进行操作。

图2

    例如单击“显示”按钮打开菜单（如图3），选中“批注”就能看到文档中的所有批注。反之，可以将文档中的批注暂时关闭。

图3

    另外，Word XP允许用户查看某个用户的批注（或修订）。您只要打开如图3中的“审阅者”子菜单，清除其他审阅者的姓名，保留您要查看的审阅者姓名，则文档只显示该用户所写的批注。
    如果文档有多个审阅人插入了批注，您只要将“I”形光标放入批注框，即可在如图4中看到批注人的姓名、批注日期和时间。

图4

    批注的修改非常容易，只要用鼠标在批注框内单击，即可修改批注框的任何内容。在年终总结定稿过程中，用户可以参考批注对文档进行编辑。此后，若某处的批注不再需要。您只要用鼠标右键单击批注框，选择快捷菜单（如图5）中的“删除批注”命令即可将其删除。

图5

    （3）插入声音批注
    为了满足某些用户的特殊需要，Word XP允许用户插入声音批注。其操作方法是：
    打开待审阅的文档，用鼠标右键单击Word XP工具栏，选中快捷菜单中的“审阅”，即可打开如图2所示工具栏。