铁卷:企业级电子文档保护整体解决方案

铁卷电子文档安全系统

　　对于一个企业来说，无论是自主研发技术，还是独具匠心的商业策略，无论是客户往来帐目，还是市场营销战略，无论是机密图纸，还是知识产权保护，可以说所有这些具有企业发展核心竞争力的机密信息，其中的任何一项被外泄或相关核心信息被篡改、损毁，对于企业而言都是非常致命的，所以说，重视和及早规划企业级电子文档保护的整体解决方案，应该是每一个具有战略发展眼光企业需要考虑的“第一要务”。

　　事实上，就目前企业级电子文档保护的整体解决方案而言，尽管可供用户选择的产品有很多，但大都功能比较单一，纯单机的电子文档加密系统或远程“锁”定电子文档存放目录及电子文档单一格式类型的联机电子文档加密系统显然是无法满足企业需求；而对于那些大型的企业级电子文档加密系统，无论是资金和人力投入还是实际运作的操作难度，也都是一般企业所望尘莫及的。

　　由深圳市大成天下信息技术有限公司最新开发的这套“铁卷(TotalFileGuard)电子文档安全系统”却非常特别，它融合了多项具有自主知识产权的先进电子文档保护技术，可以在企业“不足挂齿”的综合成本投入条件下，获得最安全而完美的企业电子文档保护整体解决方案，它可以从全局出发保障企业内网的信息安全和数据安全，特别是该软件系统所独创的电子文档加解密过程“透明”操作的全新理念，更是将这款软件的操作难度降低到了极限。

 一、铁卷电子文档安全系统介绍

　　“铁卷电子文档安全系统”是一款可以广泛应用于政府、军队、银行、证券、机械制造与设计、广告、GIS及地图业、咨询、法律等各行业各领域不同需求电子文档保护的通用电子文档加密解软件，它可以对企事业单位中的所有联网计算机进行全程监控式文档保护，并且可以对每一台电脑中的所有文档创建、传递直至销毁的全过程进行权限控制，由于软件所独有的客户终端无界面、无进程、无端口的“透明”式操作策略，所以用户在受保护的电脑中进行文档操作时，根本觉察不到软件的存在，但是，只要软件的“管理中心”(相当于服务器端)对全部或部分客户终端进行了电子文档的权限限制，那么用户在客户终端的电脑上就无法对指定的电子文档进行包括创建、篡改、复制、打印和网络传输等在内的所有电子文档内容的窃取操作。

　　由于“铁卷电子文档安全系统”加密机制非常严格，所以用户在客户终端的电脑上任何试图通过USB、光盘、软驱、ZIP盘等移动存储介质转移文档、通过Email、FTP、Windows共享等网络媒介传输文档及通过红外线、蓝牙等无线方式对外发送文档的操作，都将是无功而返的，因为电子文档一旦脱离了企业内网的内部环境，所有电子文档都将无法使用了。

　　另外，这款软件还有一个特色就是对像Office、PDF、wps、PPT等这样的通用电子文档的无缝支持，通过在“管理中心”的设定，可以实现对Office、PDF、wps、PPT等过百种格式的电子文档浏览、打印、拷贝、有效期限和打开密码等的全方位权限控制。

铁卷电子文档使用方法1：安装管理中心

二、铁卷电子文档安全系统使用指南

　　“铁卷电子文档安全系统”尽管功能先进且非常全面强大，但它在使用上用户一点也不会感到复杂，总体来说，在软件的电子文档管理体系中，由统一的“管理中心”调度和控制所有联入该电子文档管理体系的客户终端电脑，而所有的客户终端安全程序，也都将由“管理中心”软件来自动生成(如图1)。

图1 铁卷电子文档安全系统

　　1.安装“管理中心”软件

　　用户可以在企业网管级的电脑上安装“铁卷电子文档安全系统”的“管理中心”软件，由于这套软件只有“管理中心”才有具体的操作界面，所以企业可以指定专人或专门部门来控制“管理中心”，“管理中心”软件的操作人也只有具备合法的口令也才能唯一登录“管理中心”并进行相应的操作(如图2、图3)。

图2 管理员登录

图3 登录后程序主界面

铁卷电子文档使用方法2：生成客户端

　　2.生成客户终端安装文件

　　这是该套软件比较关键的一步操作，“铁卷电子文档安全系统”的“管理中心”可以为企业的每一台电脑生成客户终端的安装文件，并且可以为各台客户终端电脑配置不同的电子文档保护权限，比较用户可以设定这一部分电脑具有电子文档的打印输出权限，而另一部分电脑没有这种权限等。

　　在软件的“管理中心”主操作界面，用户在“工具”菜单中选择“生成终端”选项，打开“生成终端”的配置对话框，在这里用户可以分别指定客户终端连接到服务器端的IP地址、连接端口(默认2000)、管理员登录的相关口令等网络配置(如图4)。

图4 生成终端

　　接下来用户继续单击“高级设置”按钮，打开专门用于对客户终端电子文档保护权限配置的“高级设置”对话框，其中分别提供了多项用于不同权限配置的选项卡。

　　受保护进程：可以限制客户终端运行的程序，软件提供商可以为不同企业客户定制不同的进程限制模块，比如企业可以限制全体员工上班时间不能运行QQ进程等(如图5)。

图5 高级设置

　　加密设置：可以指定加密算法和密钥长度，软件支持军事级的加密先进算法。另外用户还可以指定客户终端不能打开的电子文档的文档类型，如doc、pdf、wps、PPT、XLS等(如图6)。

图6 指定“无法打开”的文档

    终端类型：在这里用户可以指定客户终端登录的识别类型，可以是硬件环境直接识别，也可以是USB KEY验证识别。

铁卷电子文档使用方法3：特色功能

　　截屏保护：对于电子文档来说，通过屏幕拷贝来窃取文档内容也是一种常用手段，就相当于给文档“拍照”一样，其实在这里用户就可以设置非常安全的截屏保护。

　　打印保护：用户可以指定客户终端的电子文档打印输出权限，允许打印、禁止打印或有条件的限制打印等，非常有特色的是，这款软件还可以对允许打印的电子文档指定自动加入打印水印(如图7)。

图7 自动加入打印水印

　　经过以上一系列的客户终端电子文档保护权限配置后，用户返回“生成终端”配置对话框并单击其中的“生成终端”按钮，软件即可自动生成一个客户终端的安装文件。这款软件可以支持批量生成客户终端的安装文件，并且可以为不同客户终端配置不同的电子文档保护权限(如图8)。

图8 为客户配置不同的终端

终端控制：轻松随意 加密解密方便快捷

　　3.客户终端管理和控制

　　将生成的不同客户终端安装程序分别安装到企业内部每一台与之对应的客户终端电脑上，那么客户终端电脑上的所有电子文档和相关应用程序就会被自动控制起来了。企业员工在客户终端电脑上可以进行正常的日常工作操作，丝毫不会感觉到“铁卷电子文档安全系统”的存在，但当客户终端试图对某些含有敏感信息的电子文档进行有意或无意(如误操作等)的电子信息窃取时，例如将电子文档传递给竞争对手或拷贝到U盘、发回自己邮箱时，由于这些文档均是加密的，窃取后的文档离开了企业内部环境，也就无法使用了。

　　而相应的，在软件的“管理中心”，管理员可以即时查看到所有客户终端电脑在企业内部网络的登录情况，管理员在“管理中心”还可以对所有所管辖的客户终端电脑进行分门别类的管理，这样便于批量操作，如即时开放某一部门的电子文档打印权限等(如图9)。

图9 开放/禁止打印权限

    那么如果某一个客户终端需要进行一些正当的电子文档查阅、打印或网络输送，这时该怎么办呢？其实，尽管“铁卷电子文档安全系统”会对电子文档进行强制加密，但软件并不会对电子文档本身及相关格式做任何的改变，所以用户在客户终端电脑上向“管理中心”发一个权限申请，即可通过审批机制来获得相应的操作权限。比如用户需要查阅和传送一份电子文档，则用户可以在客户终端电脑的系统托盘中单击软件图标，选择“解密申请”选项，接下来填写一份很简单的申请理由，即可向软件的“管理中心”发出一份解密申请(如图10、图11)。

图10 发送解密申请

图11 发送解密申请

　　而相应地在软件的“管理中心”，管理员只要在对应客户终端发出的解密申请消息中选择一下“允许解密”选项，则对应客户终端电脑上被强制加密的电子文档将会自动解密(如图12)。当然在这款软件，用户还可以通过进一步的设定，实现有部分附加条件的电子文档解密，如在指定时间范围内解密或只开放带有水印的打印功能解密等。

图12 自动解密

　　“铁卷电子文档安全系统(TotalFileGuard)”是目前为数不多的既低成本投入又可实现安全高效的实用型企业电子文档保护的优秀整体解决方案，软件的最大亮点之一就是电子文档加解密全过程的完全“透明化”，作为企业客户终端用户，不用另外安装其它第三方软件即可在联网授权下查看和编辑加密的电子文档。

　　“铁卷”非常完美的实现了电子文档加密与电子文档即时应用的高度统一，功能非常灵活。另外，由于这套电子文档保护的整体解决方案使所有电子文档在脱离企业内网环境时自动被强制严格加密，所以也就从根本上杜绝了因为电脑硬盘、U盘、笔记本电脑等设备失窃及病毒、黑客攻击等原因造成的机密信息失窃事件。