人事工作的基础在于建立人事档案。先来说说为什么要建立人事档案：公司保存纸质档案，是为了为企业可能面临的风险提供证据，毕竟有备无患，一旦涉及法律纠纷，无法提供证据会非常麻烦。而电子表格则可用于分析企业员工的构成情况，比如性别、年龄、学历等信息。从更大的层面看，档案管理能为日后企业的人力资源规划提供依据。因此，建立人事档案至关重要，绝不能轻视纸质和电子档案的管理，其意义十分深远。
1、 员工入职需提供以下基本人事档案：个人简历、面试评估表、入职登记表、劳动合同、身份证复印件或照片、离职证明（非应届生）及毕业证等相关证书复印件。这些是员工入职时需提交的基本材料。
2、 收到上述相关资料后，人事部门就需要开始处理后续工作了。在签订劳动合同后，公司会给每位员工分配一个工号，我们可以依据工号顺序建立人事档案，并实时更新与核对花名册。花名册的内容需根据查看权限进行设置。若仅限领导查看，则内容可以尽可能详尽，例如包含入职时间、合同期限、社保缴纳情况、试用期考核结果以及岗位和职级变动等信息。但如果花名册允许全体员工查阅，就应避免加入敏感内容，可将这些信息单独整理成另一份保密表格，以确保信息安全和管理规范。
3、 除常规内容外，公司还需设立培训记录。每家公司都会定期开展培训，应制作培训记录表，明确参训人员、岗位信息、培训目的以及相关费用。这是公司为员工投入的成本，需妥善记录在案，以备后续参考和管理之用。
4、 绩效资料及结果属于人事档案，每月需保留员工相关信息，纸质版必须存档，有条件时可建立电子版以便后续查阅。自员工入职起，其所有相关材料应完备，包括试用期考核表、访谈记录表、转正审批表等，确保档案完整规范。
5、 在人事档案管理中，不少人以为只需记录数据，将资料放进档案袋便算完成任务，其实不然。实际操作时，应善于总结技巧。有些公司配备了人事管理系统，这让人事工作便捷不少；但也有公司没有此类系统，这就需要我们自行维护一份实时更新的表格，按照员工工号对档案进行编号管理。通过缩印编号，可以快速定位表格及信息存放位置。同时，纸质档案袋上需标明相关内容概要，并严格按既定顺序排列，这样能够大幅提升查找效率，让工作更加井然有序。
6、 各公司在人事档案管理上的流程可能有所不同，但通常可按以下模块分类整理：招聘、入职、试用期、在职及离职。这样便于查阅，让档案井井有条。人事档案管理虽略显单调，但我们可从中发掘乐趣。经常翻阅档案，你会产生新的想法。善于思考的人甚至可以设计出一套专属管理体系。一旦理清头绪，后续工作将顺畅许多。无论领导何时需要哪位员工的资料，你都能迅速提供，这必将让人对你另眼相看。
7、 人事工作需要敏锐的洞察力，若在档案管理中发现漏洞，务必及时弥补，切莫轻视任何细节。你所做的每一件事都是为公司服务。一旦人事档案体系构建完善，许多相关工作便能逐步展开。归根结底，人事档案的建立是人事工作的基石。正如高楼大厦需从平地而起，要做好人事工作，就必须扎实完成基础任务，这是人力资源管理的基本准则。
