视频会议打破了传统会议形式，为企业和个人提供了诸多便利。它不仅提升了协同办公效率，还能有效降低运营成本，成为企业理想的工作工具。然而，当我们在网络上搜索视频会议或相关关键词时，会发现市面上的产品琳琅满目。从华为、思科这样的大品牌，到优因、全时等中小型企业的解决方案，应有尽有。面对众多品牌、差异化的定价以及吸引人的功能介绍，不了解该行业的用户往往会在选择时感到困惑甚至无从下手。
1、 了解企业需求与现状
2、 企业都明白开源节流的重要性，而节流简单来说就是尽量减少不必要的开支。在决定是否投资搭建视频会议系统之前，企业应先评估其必要性。如今，随着聊天软件的快速发展，像QQ、MSN、Skype和微信等工具已具备音视频聊天功能，并且在网络条件良好时表现优异，关键在于这些软件完全免费。如果这些免费工具能满足企业的音视频会议需求，就没理由投入资金建设专用的视频会议系统。例如，若企业内部会议仅涉及总经理与部门负责人之间的一对一沟通，那么像Skype这样高质量的聊天软件已足以满足需求，无需额外花费。
3、 聊天软件虽能实现个人间的沟通，但在会议室之间或个人与会议室的交流场景中存在局限性，尤其在多方同时参与会议时不够便捷。如果企业有更多会议需求，就需要选用功能更完善的办公通讯系统。专业的视频会议系统可提供文档演示、电子白板、远程协助、会议云盘和屏幕共享等多种功能，助力构建企业全方位沟通平台。而这些功能是传统免费聊天软件难以支持的。
4、 硬件视频会议还是软件视频会议？
5、 视频会议系统可分为硬件和软件两种类型，它们各有侧重。通常，硬件视频会议系统以高清晰度、安全性及稳定性见长，但其集成度较低，价格昂贵（动辄数十万），操作复杂。一旦系统出现故障，维修成本极高，且在扩展性和升级灵活性方面存在明显不足。
6、 软件视频会议系统具有低成本、易集成和部署灵活的特点。作为SaaS模式的典型代表，其付费方式多样，可按次、按月或按年租用，也支持一次性买断永久使用。此外，它能够与远程教育、企业OA等系统无缝整合，具备出色的扩展性。然而，与硬件视频会议系统相比，软件视频会议在稳定性和安全性方面常受质疑，这成为其发展中的主要短板。
7、 互联网的发展促使视频会议厂商提出软硬一体化设计思路，以优势互补提升用户体验。例如，优因科技的会议室方案，借助摄像头、麦克风和优因盒子，将企业原有的硬件视频设备与软件系统融合，使音视频更稳定，同时大幅简化会议操作流程，降低使用成本，为企业提供高效便捷的沟通方式。
8、 在企业中，尤其是那些高端大气的企业、政府机构以及能源、电力和金融保险等行业的一级或二级单位，通常会采用硬件视频会议系统。这类高层会议往往正式而严肃，对音视频稳定性要求极高，且预算充足。目前，polycom（宝利通）是这类企业选择最多的品牌，作为行业领头羊，其产品备受青睐。此外，cisco（思科）、华为和中兴等品牌也占据一定市场份额。对于二级以下单位，若数量不多，可使用硬件终端扩展；若单位数量多且分布广泛，则可通过软件进行扩展。软件扩展分为两种：一种是硬件厂商提供的配套软件，另一种则是第三方软件厂商开发的软件。这种方式为企业提供了更多灵活的选择。
9、 对于中小企业而言，软件视频会议系统更具优势。尽管硬件视频会议系统在安全性和稳定性上更胜一筹，但其在集成性、兼容性和扩展性方面存在诸多局限。对于大型企业来说，投入数十万甚至数百万构建硬件视频会议系统，并每年花费大量资金进行维护和升级并非难事，但对中小企业而言，这样的成本难以承受。这也是硬件视频会议系统难以在中小企业及新兴企业中普及的主要原因。如今，随着软件视频会议系统的不断成熟，像优因、全时等厂商推出的软件视频会议产品，在用户体验上已超越部分硬件视频会议厂商。这些软件不仅大幅降低了企业在视频会议上的投入，还提供了优质的会议体验，性价比极高。
10、 产品适用与售后服务
11、 确定选择硬件视频会议还是软件视频会议后，用户可从功能、操作、安全、便捷性等方面，在网上挑选2-3个品牌进行对比。随后试用其产品（硬件系统试用可能较复杂，而软件会议通常可在官网直接下载体验）。
12、 从实际情况来看，市面上的视频会议产品功能大多相似，用户在挑选时可从功能与价格等方面入手。例如，在选择软件型视频会议系统时，需关注该软件兼容哪些平台和操作系统，是否具备全息协同办公能力，以及其安全性和稳定性如何，这些都是衡量视频会议供应商的重要标准。同时，对于分布较为分散的用户群体，建议优先考虑服务覆盖范围广的品牌。而那些对售后服务较为看重的客户，则应选择售后体系更健全的品牌产品。
