当前流行的视频会议系统分为硬件和软件两类，两者的区别主要体现在以下几个方面。
1、 硬件视频会议系统采用国际电信联盟H.320标准中的G.7xx音频编码规范，声音经过有损压缩处理。
2、 软件视频会议系统，借助PC CPU处理能力的持续提升，若用户拥有足够带宽，可实现优于硬件系统的清晰音质。
3、 硬件视频会议系统：虽符合传统使用习惯，但网络普及使其优势不再明显。
4、 软件视频会议系统得以广泛应用，一方面源于计算机与互联网的普及，人们对其应用日益熟悉；另一方面，该系统在技术设计和功能实现上注重便捷性与友好性，用户无需专门培训即可轻松上手。
5、 硬件视频会议系统价格昂贵，还需支付长期带宽接入费用，成本较高。
6、 软件视频会议系统价格远低于硬件系统，甚至更低。选择租赁方式更经济实惠，企业可利用现有网络，无需承担高额带宽费用，节省成本的同时高效开会。
7、 硬件视频会议系统生命周期约3年，技术日新月异，专用硬件难以跟上发展步伐。更新或更换升级模块成本高昂，实施不便，限制了系统的灵活性与扩展性，难以满足持续发展的需求。
8、 软件视频会议系统：新技术应用与功能增强可及时更新，便捷灵活。产品升级费用远低于硬件视频会议系统。
9、 硬件视频会议系统带宽要求高，通常需384kb以上独立线路或专网，防火墙问题难以解决。
10、 视频会议软件系统能适应多种网络环境，兼容各类代理服务器与防火墙，充分利用用户现有网络条件，满足不同环境的需求。
11、 早期硬件视频会议系统不具备数据协作功能。如今，部分高端硬件厂商若要在系统中实现该功能，需添加专门模块并配备额外的PC，导致系统连接较为复杂。
12、 视频会议软件：具备数据协作功能，支持文档共享、电子白板、共同标注及文字交流等多种实用功能。
13、 硬件视频会议系统依据MCU需求，部署点数受限较大。
14、 软件视频会议系统：依据服务器和带宽配置，可支持成百上千用户同时使用。
15、 硬件视频会议系统对防火墙的支持能力较弱，通常需要每个终端具备外网IP，且能直接连接互联网，无法通过防火墙访问。
16、 软件视频会议系统针对NAT防火墙、代理服务器和包过滤防火墙提供了相应解决方案，多数用户无需配置即可直接使用。
17、 硬件视频会议系统主要用于固定会议室。虽有支持桌面终端的设备，但在使用灵活性、功能丰富性和运行效率方面存在较大局限性，难以满足多样化需求。
18、 软件型视频会议系统支持使用个人笔记本电脑，只需连接互联网或IP网络，即可在办公室、家中、酒店等场所灵活发起视频会议。
19、 硬件视频会议系统：会议管理功能较为基础。
20、 视频会议软件系统支持多种会议管理和控制功能，包括用户数据库管理、会议预约与通知、会议统计、议程安排及投票等。同时，针对不同会议需求，提供多样化的会议类型和控制模式，满足各类应用场景的要求。
21、 硬件视频会议系统：几乎无法满足用户的个性化需求。
22、 软件视频会议系统支持定制，可按需提供个性化界面、功能模块，并融入客户品牌元素。
