日常工作中，许多老板需要频繁打印送货单、发货单、销售单、出库单、报价单、退货单、进货单、领料单等各类单据。尤其是一些起初习惯手写或刚创业的经营者，往往对如何挑选合适的打印机和打印纸缺乏了解。面对市场上种类繁多的设备与耗材，令人眼花缭乱，究竟应依据哪些标准来做出合理选择，成为他们实际运营中的一大困扰。
1、 多联打印纸的多种规格尺寸。
2、 多联纸的第一联通常为白色，采用普通打印纸材质，便于存档或留存；后续各联则为彩色纸张，内含碳粉涂层，类似复写纸原理，能够在受压时将文字同步转印到下层。因此，要实现多联同步打印，必须使用针式打印机。其工作原理类似于用笔在复写纸上书写单据的过程，通过打印针的撞击使上层文字信息传递至下层。这种设计特别适用于需要一式多份、多方留存的业务场景，如发票、收据或配送单等，有效避免因单据遗漏或重复填写导致的差错与纠纷。用户可根据实际需求自定义每联用途，例如一式三联可设定为：白联作为内部存根，红联交予客户，黄联用于回执确认，提升办公效率与管理规范性。
3、 纸张尺寸选择依据用途和标准规范。
4、 纸张尺寸的选择通常根据单据所包含的商品内容多少来确定。若商品种类较多，需选用较大尺寸的纸张；内容较少时，则可选择较小规格。常见的三等分纸适用于商品种类在6种以内的单据；二等分纸适合商品行数不超过12行的情况，这种尺寸与普通机打发票相近，因此不少客户在描述打印纸大小时会直接说和发票一样大。而当商品项目繁多时，整张纸更为合适。例如一位从事食品批发的客户，主要供货给小型超市，每次配送的商品多达二三十种，为此他选用了整张一式四联的打印纸，以满足信息完整呈现的需求。
5、 选择打印纸需考虑的因素。
6、 纸张质量
7、 纸张需裁切整齐、表面洁净平滑，确保进纸顺畅；多联纸碳粉层不易掉粉，虚线分页处切割平整，易于撕开，便于快速分离。
8、 纸张克重
9、 打印纸通常有60克、70克、80克等规格。日常使用中，70克纸张厚薄适中，质地结实，不易起皱，纸张间摩擦较小，能有效避免打印机卡纸，降低设备故障率。对于多联纸而言，需具备足够强度，确保在连续打印过程中不易断裂或破损，从而减少中途接纸次数，提升打印效率与稳定性。
10、 讲完打印纸的选择，接下来谈谈如何挑选打印机。
11、 常见的打印机类型包括针式、激光和喷墨三种。
12、 针式打印设备
13、 针式打印机又称点阵打印机，属于机械式打印设备，常用于输出工程图纸、电路设计、票据及报表等。由于客户普遍采用多联复写纸，因此多数选择此类打印机以满足实际需求。
14、 结构简洁，价格合理，款式丰富，适用广泛，耗材成本低。
15、 激光打印设备
16、 激光打印机分为黑白和彩色两种类型。
17、 打印成本低，速度快，精度高，运行安静。
18、 墨水打印设备
19、 突破传统CMYK色域限制，精准呈现丰富色彩，满足专业图像输出需求。
20、 价格实惠、小巧便携、色彩打印丰富
21、 打印速度偏慢，需频繁使用并定期维护保养设备。
22、 打印送货单和销售清单需用针式打印机，因多联复写要求，不可使用激光打印机。
23、 送货单或销售清单的打印方式分为空白纸打印与套打两种。
24、 空白纸打印是将凭证或表格直接输出到空白纸张上，支持灵活排版，格式可随时根据需求调整，适用于多联单据或A4纸等不同介质。
25、 套打指预先印制好标准单据格式，打印时仅输出客户个性化数据，可大幅提升打印效率，尤其适用于针式打印机。这种方式能有效节省时间、提高工作速度。但其不足在于格式固定，难以随时调整，一旦业务需求变化需修改格式，原有已印制的空白纸张很可能无法使用，造成浪费。
26、 两种方法均支持连续打印。
