根据新版GSP规定，药品批发企业必须严格遵循管理制度和操作规程，规范开展系统数据的录入、修改与保存工作，确保各项记录的原始性、真实性、准确性、安全性和可追溯性。企业需将通过审核的供货单位、购货单位及经营品种等相关信息纳入系统，建立并有效使用质量管理基础数据库。关于计算机软件的应用，应遵循三项基本原则，以下逐一说明。
1、 合法合规原则
2、 系统可有效管控供应商、业务员及客户的企业经营范围，杜绝越界经营行为；同时支持证照授权期限、商品有效期的全面管理，自动实施超期锁定，确保经营合规与商品安全。
3、 真实为本原则
4、 系统要求对各类质量基础资料的变更过程进行完整记录，确保可追溯性。首先，实施时间保护机制，所有与业务相关的单据及操作记录的时间信息不可修改，以保障数据的真实性与时效性。其次，实行严格的账户管理，每位操作人员均需使用独立的用户名和密码登录，支持密码或指纹验证，确保身份真实可靠。再次，强化日志管理，系统自动记录所有对单据的操作行为，形成完整的操作轨迹。所有业务数据一经生成不得直接更改，若需调整，必须通过规范的流程操作实现数据更新，确保每一次变更均可追踪、可审查，全面提升数据管理的规范性与透明度。
5、 可运行性准则
6、 各项业务过程的记录并非通过人工录入或外部导入生成，而是在系统运行过程中自动产生。在设定好基础质量数据的前提下，系统可实现对采购、验收、入库、销售、出库复核及养护检查等各环节的质量管控。计算机系统支持上下环节间的数据传递与控制，形成一体化的内嵌式结构。例如，采购收货以采购订单为基础；采购验收依据采购订单和收货信息；销售出库复核根据销售记录进行；出库后的运输记录则以上一环节的出库复核数据为依据，确保流程连贯、数据可追溯。
