Office超强技巧连载─表格使用技巧(5)

    Word表格行列互换

　　在Word中，如果用户需要将表格的行列互换，那可以请出Excel：先将表格复制并粘贴到Excel，再在Excel中选中这个表格并复制，然后单击Excel中任一空白位置单元格，执行“编辑”→“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选中“转置”，然后单击“确定”按钮，这样，在Excel中就出现了一个行列互换的表格，最后再把表格复制/粘贴回Word即可。

　　让表格列宽自动变化

　　在Word中，表格的列宽可自动调整尺寸以适应文本或图形。如果键入的文字长度超过了列宽，Word将调整列宽以包含文字。只要选中表格，再选择“表格”→“表格属性”，选择“表格”选项卡，单击“选项”按钮，清除“自动重调尺寸以适应内容”复选框，单击“确定”按钮即可。

　　取消部分隐藏文字

　　如果在表格某单元格中键入了文字，但这些文字没有全部显示出来，这时可能的原因有两个：一是可能需要调整单元格中文字的缩进量，单击该单元格，然后选择“格式”→“段落”，选择“缩进和间距”选项卡，在“缩进”标题下，重新指定缩进量，最后单击“确定”按钮。二是可能要显示的文本高度超过了指定的固定行高。请单击该单元格，选择“表格”→“表格属性”，选择“行”选项卡，在“行高值是”框中，单击“最小值”，最后单击“确定”按钮。如果清除“指定高度”复选框，Word会自动调整文本的高度。

　　让表格随窗口改变大小

　　如果已经将表格设为在窗口尺寸改变时自动调整尺寸，请确认在“Web版式视图”中查看文档。因为在“普通视图”、“页面视图”或“大纲视图”中，表格不能调整尺寸。

　　禁止跨页断行

　　大型表格必须在分页符处被分割。如果分页符拆分了表格中单独的一行，对于新的一页上位于该行以外的其他各行，Word有时会在状态栏中显示不正确的行号。如果需要准确的行号，可禁止表格跨页断行，单击表格，选择“表格”→“表格属性”，选择“行”选项卡，清除“允许跨页断行”复选框，最后单击“确定”按钮。

　　避免表格在页面末尾被切断

　　如果Word表格长度超过了一页，但在页面末尾被切断，那表格极有可能具有“文字环绕”格式。请选中表格，选择“表格”→“表格属性”，然后单击“表格”标签，在“文字环绕”标题下，单击“无”，最后单击“确定”按钮。

　　左右移动表格

　　如果移动表格时，可以上下移动，但无法左右移动，那可能是在“Web版式视图”中查看文档，并且对表格应用了“文字环绕”格式。如果不是处理Web页，请切换到“普通视图”或“页面视图”。如果是处理Web页，并且要移动表格，则必须先取消“文字环绕”格式。

　　避免表格所有格式都发生改变

　　如果修改现有的表格样式，文档中基于该样式的所有表格将发生改变。为避免更改文档中的其他表格，可新建一个样式，而不是改变现有的样式。若要新建样式，请选择“格式”→“样式和格式”，打开“样式和格式”任务窗格，然后单击“新样式”。

　　 让Word记住你的表格

　　如果你经常在Word中插入相同类型的表格（比如：10列、10行；根据内容调整表格等个性设置），那么完全可以让Word记住设置，让你每次插入表格时，不需要再进行调整。点击“表格”→“插入”→“表格”，然后进行调整，最后钩选“为新表格记忆尺寸”即可。

　　让表格更美观

　　利用定制“制表位”的方法还能方便、准确地制作表格：先在需要输入数据的位置设置相应制表位。只是要注意这时可按照输入字符的实际长度来设置制表位的位置。如：通讯录中一行中有五个数据段，则可按实际尺寸设置五个制表位，而对齐方式可选为“居中”。接着按常规方法输入数据，输完一个数据后，按一下Tab键，输入下一个数据。一行输完后，按回车键输入下一行，直至输完。全部数据输完后，用鼠标从第一行开始用拖曳方式选中全部数据。选择“表格”→“转换”→“将文字转换为表格”命令，此时会弹出“将文字转换为表格”对话框，在“字符分隔位置”单选框内选择“制表符”，其他的选项取默认值即可，单击“确定”按钮瞬间即可把选中的数据转换为一个漂亮的表格。