Office超级技巧连载─Excel单元格技巧

    要制作出漂亮的Excel表格，格式的应用是绝对少不了的。不过，Excel中的格式众多，要制作出非常出色的效果并不容易，这里笔者给大家一些实用的技巧。

    快速套用格式
    如果想将Excel XP工作表中的格式套用到其他位置，除使用“格式刷”外，“选择性粘贴”在特定场合下更加快捷。操作方法是：选中作为样本的单元格或区域，按Ctrl+C键将其放入剪贴板。然后按下Ctrl键选中要套用格式的全部单元格，打开“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴”下的“格式”并“确定”，则所菜单元格就会使用你复制的格式。
   
    样式复制技巧
    Excel允许用户将某个工作簿的样式复制到其他工作簿使用，从而扩大样式应用范围，打开包含样式的源工作簿和目标工作簿，单击“格式”→“样式”打开对话框。单击其中的“合并”按钮打开“合并样式”对话框，在“合并样式来源”框中选择包含待复制样式的工作簿并“确定”，源工作簿中包含的样式就会复制到目标工作簿中。
   
    快速设置字型号、字体
    按下Ctrl+Shift+P组合键，则可快速定位到字型号设置窗口。按下Ctrl+Shift+F组合键，则可快速定位到字体设置窗口。
   
    重复使用格式刷
    Excel中单击“格式刷”按钮时，可以将选定单元格的格式应用到其余的单元格中，但每一次只能应用一次“格式刷”，如需要重复使用，只要双击“格式刷”按钮，然后单击要改变其格式的多个单元格。完成操作后，按Esc键或再次单击“格式刷”按钮，就可以关闭“格式刷”。
   
    样式功能快速定义工作簿格式
    选定需要定义格式的工作簿范围。执行“格式”→“样式”，打开“样式”对话框，用户可以从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，也可以从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容。最后按下“确定”按钮，工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化了。
   
    增加新的样式或修改已有样式的内容
    选择“格式”→“样式”，在“样式名”列表框输入新建样式的名称（或者选中已有的样式名）， 单击“更改”按钮，就会打开“单元格格式”对话框，在对该种样式的各项具体格式进行适当调整后，连续单击两次“确定”按钮就可以关闭所有对话框。这样就完成了新增（或修改）指定样式具体内容的任务。
   
    自定义数据格式
    选中要设置自定义格式的单元格或区域，然后单击“分类”下的“自定义”，即可在下面的列表框内选择现有的数据格式，或者在“类型”框中输入你定义的一个数据格式（原有的自定义格式不会丢失）即可。在后一种情况下，只要自行定义的数据格式被使用，它就会自动进入列表框像内置格式那样调用。
   
    使用格式表达式
    Excel的自定义格式很像一种数学公式，提供了正数、负数、零和文本四种基本的格式代码，这些格式代码（称为“节”）是以分号来分隔的。其中正数的格式代码为“#，##0.00”，其中“#”表示只显示有意义的零（其他数字原样显示），逗号为千分位分隔符，“0”表示按照输入结果显示零，其中“0.00”小数点后的零的个数表示小数位数；负数的格式代码为“[Red]-#，##0.00”。其中“-”表示负数，可选项[Red]定义负数的颜色，可以输入“黑色”、“蓝色”、“青色”、“绿色”、“洋红”、“红色”、“白色”或“黄色”，其他字符的意义和正数相同；零的格式代码为“0.00”，其中小数点后面的“0”的个数表示小数位数；文本的格式代码为“"TEXT"@”（或“@"TEXT"”），TEXT是要在输入文本的前面或后面显示的字符串，@代表输入单元格的文本，它的位置决定TEXT在输入文本前面还是后面显示。
    上述四种格式代码可以单独使用，也可以联合起来使用。例如格式为“###0.0”的单元格内输入“12345.987”会显示为“12346.0”；而“"盈""利"###0.00"元";"亏""损"-###0.00"元"”则会输入“3689.28”会显示“盈利3689.28元”，而输入“-3689.28”则显示“亏损-3689.28元”。
    小提示
    代码前后添加的文本可以在类型框中直接输入，需要的双引号Excel能够自动添加。四种格式代码联合使用时，代码应按正数、负数、零和文本的顺序排列。
   

    给数据带上单位
    假设计算粮食的产量需要带上单位“千克”，可以在“单元格格式”的“自定义”窗口中输入“###0.00"千克"”这种数值格式。它的意义是数字部分不带千位分隔符，保留二位小数并显示单位千克。
    如果要在输入的姓名后面加上“老师”二字，只须将单元格设置为“@"老师"”或“;;;@"老师"”格式。此后只要在单元格内输入姓名（或其他字符），Excel自动在它们后面加上“老师”字样，显示“封老师”或“安老师”等。
   
    删除自定义格式
    在“单元格格式”的“自定义”窗口中可以选中自定义格式，再按下“删除”按钮可以删除自定义的格式工。如果“删除”按钮不可用，说明它不是系统内置的格式。
   
    让序号原地不动
    有时对数据进行排序时，序号全乱了。如果在序号列与正文列之间插入一个空列，再排序时，序号就不会乱了。位于序号前面的列中的内容均不发生改变；为了不影响显示美观和正常打印，可将这一空列隐藏起来。
   
    给表格添加页眉页脚
    用Excel打开要设置页眉页脚的表格，然后选择菜单栏中的“文件”下面的“页面设置”，弹出页面设置，再选择“页眉页脚” 标签。设置页眉时，大家可以选择页眉下面的下拉箭头，从中进行选择。
   
    自定义页眉页脚
    设置页眉页脚时，如果光从页眉下面的下拉箭头，从中进行选择。但下拉列表中提供的几种页眉和页脚都比较简单，无法体现出的个性。可以单击“自定义页眉”和“自定义页脚”两个按钮，通过它们可以来自行设置表格的页眉和页脚。单击窗口中的“自定义页眉”按钮，弹出设置窗口。可以看到，在这个窗口中，Excel把页眉分成了左、中、右三个子页眉，它们分别出现在页眉行的最左边、中间和最右边。只要选择其中一个位置，然后输入页眉内容即可。当然，在输入后，也可以选择上面的A按钮，对文字的属性进行设置。
   
    使用图片作页眉页脚
    选择“文件”下面的“页面设置”，弹出页面设置，再选择“页眉页脚” 标签。再单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，除了在页眉和页脚设置对话框中除了可以输入文字外，还可以通过上面的按钮插入其他诸如页码、路径、文件、图像等信息，从而让页眉极具个性。
   
    即时预览页眉页脚
    设置完页眉页脚，按下工具栏上的“打印预览”按钮时就可以看到每一页的表格上都会有刚才的设置的页眉页脚。如果不满意，可以选择“文件”下面的“页面设置”，再单击“页眉页脚” 标签重新设置。
   
    让页眉使用中文字体
    往往会在Excel的页眉放置页码、日期等相关信息，但Excel默认页眉采用的字体并不是漂亮的中文字体，有时会影响显示效果。你可以单击“视图”→“页眉和页脚”打开对话框，先在“页面”选项卡设置好纸张大小。再切换至“页眉/页脚”选项卡，单击其中的“自定义页眉”按钮，就可看到“页眉”对话框。对页眉位置进行设置，同时可按下“A”按钮打开“字体”对话框，对页眉的“字体”、“字形”和“大小”等进行修改，使其使用漂亮的中文字体。