传真设备包括普通电话传真机、多功能一体机及电脑软件传真方式，操作按键与界面各有差异。接收传真主要分为自动和人工两种模式，通常采用自动接收，而发送则多为手动操作。
1、 发传真前请确认传真机电源已开，并检查纸张是否充足。
2、 打开传真机上盖，将文件字面朝下放入输入口。
3、 拿起电话拨打对方传真号，请求发送许可信号后开始传输。
4、 当对方按下接收按钮后，发送方再点击传真/开始，传真机随即启动，开始传输文件内容。
5、 传真发送时出现吱吱声属正常现象。文件在传输过程中会缓慢下行，最终从传真机出纸口送出，表示传真已成功发送完成。
6、 传真成功发送后，传真机上方会打印出一张回执单，通常包含发送方电话号码、位置等详细信息。
