公文是工作中常用的重要工具与信息载体，具有不可或缺的地位。其主要作用包括传达政令、沟通协调、记录存档、规范管理及推动落实等。
1、 公文常用于指导下属工作、布置具体任务、传达上级指示与意图，通知、通告等文种即主要承担此类职能。
2、 公文亦可用于与同级或外部无隶属关系的单位沟通工作、交流情况。
3、 函的主要功能即为此。
4、 公文常用于下级向上级请示工作、寻求支持或协调解决实际困难，也用于上级对下级提出的问题予以明确答复，体现请示与批复的核心功能。
5、 公文常用于通报情况、表彰先进、批评错误，以及总结工作、推广经验等，通报、决定等文种即承担此类职能。
6、 公文可用于记录工作动态、进展与成果，是积累档案资料的重要载体，各类文种普遍具备这一功能。
